Catre: Bursa de Valori Bucuresti S.A.
Autoritatea de Supraveghere Financiara
RAPORT CURENT 17/2022
Intocmit in conformitate cu Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentul ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si/sau Codul Bursei de Valori Bucuresti pentru Sistemul Multilateral de Tranzactionare.
|
Data raportului
|
17.05.2022
|
|
Denumirea societatii
|
AROBS Transilvania Software S.A.
|
|
Sediul social
|
Str. Donath. nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, Cluj-Napoca, Cluj, Romania
|
|
Email
|
ir@arobs.com
|
|
Telefon
|
+40 31 860 21 01
|
|
Website
|
www.arobsgrup.ro
|
|
Nr. inreg. la ONRC
|
J12/1845/1998
|
|
Cod unic de inregistrare
|
RO 11291045
|
|
Capital social subscris si varsat
|
91.139.498,80 lei
|
|
Numar de actiuni
|
911.394.988
|
|
Simbol
|
AROBS
|
|
Piata de tranzactionare
|
MTS AeRO Premium
|
Evenimente importante de raportat: Cerere si decizie de completare a Convocatorului Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor convocata pentru data de 31.05.2022 / 02.06.2022
Conducerea Arobs Transilvania Software S.A. (denumita in continuare „Compania”) informeaza investitorii in legatura cu primirea unei cereri de completare a convocatorului Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Companiei („AGEA”), convocata pentru data de 31.05.2022, sau 02.06.2022 in cazul in care la data mentionata nu se intruneste cvorumul de prezenta prevazut pentru prima adunare, ca urmare a cererii de completare a convocarii primite in data de 16.05.2022 din partea actionarului Companiei, Voicu Oprean, care detine 63,29% din totalul capitalului social al Companiei.
Cererea de completare este anexata acestui Raport Curent.
Avand in vedere cererea de completare, Consiliul de Administratie al Companiei a suplimentat ordinea de zi AGEA, prin introducerea punctului solicitat pe pozitia 5 a Convocatorului suplimentat.
Convocatorul suplimentat este anexat la prezentul Raport Curent.
Voicu OPREAN
Presedinte Consiliu Administratie
In atentia Consiliului de Administratie
al AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A
Ref: Propunere privind completarea ordinii de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor din data de 31.05.2022, ora 13:00, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 57-59, parter, Sala de Conferinta, respectiv pentru a doua a convocare la data de 02.06.2022 ora 13:00, la aceeasi adresa
Stimati Domni / Stimate Doamne,
Subsemnatul, VOICU OPREAN, in calitate de actionar, detinator al unui numar de 576.778.772 actiuni, reprezentand 63,29% din actiunile societatii Arobs Transilvania Software S.A.,o societate pe actiuni administrata in sistem unitar, inregistrata si functionand conform legilor din Romania, cu sediul social in Cluj Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Cluj sub nr. J12/1845/1998, cod unic de inregistrare 11291045;
In conformitate cu prevederile art. 117^1 alineatele (1) si (2) din Legea 31 / 1990 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, va solicit suplimentarea ordinii de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor din data de 31.05.2022 respectiv 02.06.2022, cu urmatorul punct 5, reprezentand totodata proiect de hotarare propus spre adoptare:
5. Aprobarea derularii unui program de rascumparare a actiunilor proprii cu respectarea prevederilor legale aplicabile si mandatarea Consiliului de Administratie si in mod individual pe membrii acestuia, pentru adoptarea tuturor deciziilor necesare in vederea ducerii la indeplinire a hotararii privind derularea programului de rascumparare a actiunilor, ce va avea urmatoarele caracteristici principale:
a) Scopul programului: Societatea va rascumpara actiuni in vederea implementarii unui sistem de remunerare si fidelizare a angajatilor si membrilor organelor de conducere ale Societatii, precum si al recompensarii acestora pentru activitatea desfasurata in cadrul Societatii;
b) Numarul maxim de actiuni ce pot fi rascumparate: maxim 10.936.740 actiuni (maxim 1,2% din capitalul social existent la data aprobarii prezentului punct de catre Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor);
c) Pretul minim per actiune: 0,1 lei;
d) Pretul maxim per actiune: valoarea cea mai mare dintre (i) 3 lei si (ii) valoarea cea mai mare dintre pretul ultimei tranzactii independente si pretul cel mai ridicat din momentul respectiv al ofertei de achizitionare independente de la locul de tranzactionare unde se efectueaza achizitia, conform art. 3 alin. (2) Regulamentul delegat nr. 1052/2016 de completare a Regulamentului (UE) nr. 596/2014 al Parlamentului European si al Consiliului in ceea ce priveste standardele tehnice de reglementare pentru conditiile aplicabile programelor de rascumparare si masurilor de stabilizare;
e) Durata Programului: maximum 18 luni de la data publicarii hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a;
f) Tranzactiile de rascumparare pot avea drept obiect doar actiuni platite integral si vor fi efectuate doar din profitul distribuibil sau din rezervele disponibile ale Societatii, inscrise in ultima situatie financiara anuala aprobata, cu exceptia rezervelor legale;
g) Achizitionarea actiunilor se va realiza prin operatiuni in piata, in scopul dobandirii a maxim 10.936.740 actiuni.
Raman la dispozitia dumneavoastra pentru orice clarificari in legatura cu propunerea de completarea a ordinii de zi AGEA
Cu deosebita consideratie, Voicu Oprean
AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A.
J12/1845/1998, CUI: 11291045
Sediu: Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj
CONVOCATOR COMPLETAT
Consiliul de Administratie al societatii AROBS TRANSILVANIA SOFTWARE S.A., societate pe actiuni, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Cluj sub nr. J12/1845/1998, CUI 11291045, Identificator Unic la Nivel European (EUID): ROONRC. J12/1845/1998, sediul situat in Cluj-Napoca, str. Donath, nr. 11, bl. M4, sc. 2, et. 3, ap. 28, jud. Cluj, capital social subscris si integral varsat: 91.139.498,8 RON (denumita in continuare „Societatea sau AROBS”),
Avand in vedere ca:
A. In data de 29 aprilie 2022 a fost publicat in Monitorul Oficial nr. 1806, Partea a IV-a, convocatorul pentru Adunarea Generala Ordinara si Extraordinara a Actionarilor Societatii, sedinta convocata pentru data de 31 mai 2022 (prima convocare), respectiv 02 iunie 2022 (a doua convocare); si
B. Dl. Oprean Voicu, in calitate de actionar detinand 576.778,772 actiuni reprezentand 63,2853 % din capitalul social subscris al Societatii, a solicitat Consiliului de Administratie completarea ordinii de zi AGEA (astfel cum este definit acest termen mai jos) cu un nou punct;
In temeiul art. 1171 din Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare(„Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, cu modificarile si completarile ulterioare („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”),
COMPLETEAZA ORDINEA DE ZI A:
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii („AGOA”) pentru data de 31.05.2022, ora 12:00 pm, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 57-59, parter, Sala de Conferinta, la care vor avea dreptul sa participe si sa voteze doar personale inregistrate ca actionari in registrul actionarilor (tinut de Depozitarul Central S.A.) la sfarsitul zilei de 19.05.2022, stabilita ca data de referinta („Data de Referinta”), ramane neschimbata. In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGOA se va desfasura in data de 02.06.2022, ora 12:00 pm, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta; si
Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor Societatii („AGEA”) pentru data de 31.05.2022, ora 13:00, la adresa Cluj Napoca, str. Constantin Brancusi nr. 57-59, parter, Sala de Conferinta, la care vor avea dreptul sa participe si sa voteze doar personale inregistrate ca actionari in registrul actionarilor (tinut de Depozitarul Central S.A.) la sfarsitul zilei de 19.05.2022, stabilita ca data de referinta („Data de Referinta”) In caz de neintrunire a cvorumului de validitate la prima convocare, o a doua sedinta a AGEA se va desfasura in data de 02.06.2022, ora 13:00, in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si avand aceeasi Data de Referinta;
Ordinea de zi propusa pentru prima si a doua convocare a AGOA - ramane neschimbata:
1. Aprobarea situatiilor financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2021, insotite de Raportul Consiliului de Administratie si de Raportul Auditorului Financiar BDO AUDITORS & ACCOUNTANTS SRL .
2. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli pentru exercitiul financiar 2022.
3. Aprobarea alocarii profitului net al Societatii, in suma de 43.199.268,45 lei, pentru exercitiului financiar incheiat la 31 decembrie 2021, determinat in conformitate cu legile aplicabile, astfel: suma de 40.477.475,02 lei profit net nerepartizat (rezultat reportat), suma de 2.459.391,47 lei se repartizeaza pentru constituirea rezervei legale si suma de 262.401,96 lei se repartizeaza pentru constituirea de alte rezerve.
4. Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie pentru exercitiul financiar aferent anului 2021 ( VOT SECRET).
5. Stabilirea datei de 17.06.2022 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora
se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGOA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 16.06.2022 ca “ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.
6. Aprobarea imputernicirii Presedintelui Consiliului de Administratie, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze orice documente, inclusiv hotararile AGOA si pentru a indeplini orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea hotararilor AGOA, inclusiv modificarea si semnarea actului constitutiv. Presedintele Consiliului de Administratie poate delega toate sau o parte din puterile conferite mai sus oricarei/oricaror persoane competente pentru a indeplini acest mandat.
Ordinea de zi Completata pentru prima si a doua convocare a AGEA:
1. Aprobarea achizitionarii de catre Societate a partilor sociale reprezentand intreg capitalul social al Enea Services Romania S.R.L, astfel:
· 100 de parti sociale, reprezentand intreg capitalul social al Enea Services Romania S.R.L., o societate cu raspundere limitata constituita si care functioneaza conform legilor din Romania, cu sediul social in Splaiul Independentei, nr. 319, OB.403a, Sector 6, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/9700/2000, cod unic de inregistrare (CUI) 13473914 (Enea Romania), de la Enea Software AB, o societate cu raspundere limitata, cu sediul social in Suedia, cod postal SE 164 21 Kista, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. 556183-3012, in conditiile prevazute in contractul de vanzare a partilor sociale emise de Enea Romania din data de 7 aprilie 2022 (Contractul de vanzare) pentru un pret determinat astfel: 17.900.000 EUR minus datoria neta plus delta capitalului circulant, astfel cum sunt acestea definite in Contractul de vanzare (Tranzactia).
2. Imputernicirea Directorului General, Voicu Oprean, pentru a semna orice documente necesare pentru finalizarea Tranzactiei si pentru indeplinirea oricaror formalitati necesare in acest sens, precum si pentru a intocmi, a semna oricare si toate documentele necesare pentru ducerea la indeplinire a prezentei hotarari.
3. Stabilirea datei de 17.06.2022 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGEA, in conformitate cu prevederile art. 87 (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 16.06.2022 ca “ex-date” calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.
4. Aprobarea imputernicirii Presedintelui Consiliului de Administratie si a Secretarului de Sedinta pentru semnarea impreuna a hotararii AGEA si pentru a indeplini individual si nu impreuna orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea acesteia la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Cluj, precum si pentru publicarea hotararii AGEA conform legii.
5. Aprobarea derularii unui program de rascumparare a actiunilor proprii cu respectarea prevederilor legale aplicabile si mandatarea Consiliului de Administratie si in mod individual pe membrii acestuia, pentru adoptarea tuturor deciziilor necesare in vederea ducerii la indeplinire a hotararii privind derularea programului de rascumparare a actiunilor, ce va avea urmatoarele caracteristici principale:
a) Scopul programului: Societatea va rascumpara actiuni in vederea implementarii unui sistem de remunerare si fidelizare a angajatilor si membrilor organelor de conducere ale Societatii, precum si al recompensarii acestora pentru activitatea desfasurata in cadrul Societatii
b) Numarul maxim de actiuni ce pot fi rascumparate: maxim 10.936.740 actiuni (maxim 1,2% din capitalul social existent la data aprobarii prezentului punct de catre Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor)
c) Pretul minim per actiune: 0,1 lei.
d) Pretul maxim per actiune: valoarea cea mai mare dintre (i) 3 lei si (ii) valoarea cea mai mare dintre pretul ultimei tranzactii independente si pretul cel mai ridicat din momentul respectiv al ofertei de achizitionare independente de la locul de tranzactionare unde se efectueaza achizitia, conform art. 3 alin. (2) Regulamentul delegat nr. 1052/2016 de completare a Regulamentului (UE) nr. 596/2014 al Parlamentului European si al Consiliului in ceea ce priveste standardele tehnice de reglementare pentru conditiile aplicabile programelor de rascumparare si masurilor de stabilizare;
e) Durata Programului: maximum 18 luni de la data publicarii hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a.
f) Tranzactiile de rascumparare pot avea drept obiect doar actiuni platite integral si vor fi efectuate doar din profitul distribuibil sau din rezervele disponibile ale Societatii, inscrise in ultima situatie financiara anuala aprobata, cu exceptia rezervelor legale,
g) Achizitionarea actiunilor se va realiza prin operatiuni in piata, in scopul dobandirii a maxim 10.936.740 actiuni.
Informatii importante cu privire la AGOA/AGEA
A. Data de referinta -Data de referinta aprobata de Consiliul de Administratie care serveste la identificarea actionarilor care au dreptul sa participe la AGOA/AGEA, si sa voteze in cadrul primei, respectiv celei de-a doua convocari, este data de 19.05.2022 ("Data de Referinta").
B. Completarea ordinii de zi si prezentarea proiectelor de hotarari
Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social are/au dreptul:
- de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGOA/AGEA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de AGOA/AGEA. Daca exercitarea acestui drept determina modificarea ordinii de zi a AGOA/AGEA publicata deja, Societatea face disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de Data de Referinta si cu cel putin 10 zile inainte de data AGOA/AGEA;
- de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA/AGEA.
C. Termenul limita: Propunerile privind completarea ordinii de zi si cele privind proiectele de hotarari vor fi transmise astfel incat sa fie inregistrate de Societate cel tarziu la data de 17.05.2022, ora 10.00, numai in scris, propunerile formulate urmand a fi transmise prin servicii de curierat, la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63, sau prin mijloace electronice, la adresa de e-mail ir@arobs.com, insotite de documentele de identificare a actionarului care face astfel de propuneri, conform celor prevazute in Sectiunea G de mai jos.
D. Adresarea intrebarilor Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA/AGEA anterior sedintei, iar Societatea are obligatia de a raspunde la intrebarile actionarilor. Pentru identificare, actionarii care adreseaza intrebari in scris inainte de sedinta AGOA/AGEA vor transmise Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea G de mai jos intrebarile, insotite de documentele de identificare a actionarului (definite in Sectiunea G de mai jos). Raspunsurile la aceste intrebari vor fi prezentate in cadrul AGOA/AGEA. Consiliul de Administratie poate formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. Consiliul de Administratie va publica raspunsurile la intrebarile actionarilor pe pagina de internet a Societatii la sectiunea ”AGA”. Termenul limita: termenul limita de inregistrare la Societate a intrebarilor in scris este ziua lucratoare anterioara datei AGOA/AGEA (in prima sau in a doua convocare), respectiv 30.05.2022 pentru prima convocare si 31.05.2022 pentru a doua convocare.
E. Procedura de participare si vot prin imputernicire
Prevederi generale
Fiecare actionar inregistrat la Data de Referinta are dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul AGOA/AGEA, pe baza unei imputerniciri speciale sau generale.
Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in AGOA/AGEA. Cu toate acestea, daca actionarul detine actiuni ale Societatii in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la AGOA/AGEA.
Reprezentantul se bucura de aceleasi drepturi de a lua cuvantul si de a adresa intrebari in AGOA/AGEA de care s-ar bucura actionarul pe care il reprezinta. Pentru a putea fi desemnat ca reprezentant, respectiva persoana trebuie sa aiba capacitate de exercitiu.
In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA/AGEA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA/AGEA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.
In situatia discutarii in cadrul AGOA/AGEA, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat. Netransmiterea imputernicirilor generale sau speciale pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant in cadrul AGOA/AGEA.
Imputernicirea generala
Actionarul poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 20 din Legea nr. 24/2017 sau unui avocat. Imputernicirea generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
1. numele/denumirea actionarului;
2. numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda imputernicirea);
3. data imputernicirii, precum si perioada de valabilitate a acesteia; imputernicirile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea imputernicirilor datate anterior;
4. precizarea faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin imputernicirea generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la data de referinta, cu specificarea expresa a Societatii in mod individual sau printr-o formulare generica referitoare la o anumita categorie de emitenti.
Imputernicirile generale care nu contin cel putin informatiile prevazute mai sus nu sunt opozabile Societatii. Imputernicirea generala nu poate fi utilizata daca reprezentantul se afla intr-o situatie de conflict de interese ce poate aparea, in special, in unul dintre urmatoarele cazuri:
a) este actionar majoritar al Societatii sau o alta persoana controlata de respectivul actionar;
b) este membru al unui organ de administrare, conducere sau supraveghere al Societatii, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate, conform prevederilor lit. a);
c) este angajat sau auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform prevederilor lit. a);
d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. a)-c).
Un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGOA/AGEA in cazul in care persoana imputernicita este in imposibilitatea de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi imputerniciti supleanti, se va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.
Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire. Daca persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai. Imputernicirile, inainte de prima lor utilizare, se transmit Societatii in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, prin mijloacele prevazute in Sectiunea G de mai jos, astfel incat sa fie inregistrate de aceasta cu cel putin 48 de ore inainte de prima data de convocare a AGOA/AGEA, impreuna cu o declaratie pe propria raspundere in original data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, semnata si daca este cazul, stampilata, din care sa reiasa ca:
- imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
- imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.
Imputernicirea generala inceteaza prin:
- revocarea scrisa de catre actionarul mandant a acesteia, transmisa Societatii cel mai tarziu pana la data-limita de depunere a imputernicirilor aplicabila, redactata in limba romana ori in limba engleza; sau
- pierderea calitatii de actionar a mandantului la Data de Referinta; sau
- pierderea calitatii de intermediar sau de avocat a mandatarului.
Termenul limita: Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, insotite de declaratia reprezentantului in original vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 29.05.2022, ora: 1400.
Imputernicirea speciala
Imputernicirea speciala poate fi acordata oricarei persoane pentru reprezentare in AGOA/AGEA in baza formularului pus la dispozitie de Societate si va contine instructiuni specifice de vot din partea actionarului, cu precizarea clara a optiunii de vot pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a AGOA/AGEA. Procura speciala poate fi acordata doar prin utilizarea formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre Societate conform sectiunii H.
F. Procedura de vot prin corespondenta
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pus la dispozitia lor incepand cu data de 30.04.2022, pe website-ul Societatii, in platforme de vot electronic sau la adresa companiei din Cluj Napoca, str. Minerilor, nr. 63. Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant conventional al actionarului numai in situatia in care acesta a primit din partea respectivului actionar o imputernicire speciala/generala care se depune la Societate sau daca reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodii, astfel cum este precizat in Sectiunea E de mai sus. Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la AGOA/AGEA este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta secretarului de sedinta al AGOA/AGEA o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal in cadrul AGOA/AGEA. In cazul votului prin corespondenta, buletinele de vot, completate in limba romana sau engleza si semnate, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului, se transmit Societatii prin mijloacele prevazute la Sectiunea G de mai jos. Buletinele de vot prin corespondenta care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii. Netransmiterea buletinelor de vot prin corespondenta pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota in cadrul AGOA/AGEA. Termenul limita: Buletinele de vot prin corespondenta, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 29.05.2022, ora: 14:00 AM.
G. Actionarii pot opta in a exprima votul prin utilizarea de mijloace electronice de vot.
Vot online prin utilizarea de mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata prin accesarea linkului https://arobs.evote.ro de pe orice dispozitiv conectat la internet.
Pentru identificare si acces online la AGA actionarii pun la dispozitie urmatoarele informatii:
a) Persoanele fizice:
- Nume Prenume
- Cod Numeric Personal (CNP)
- Adresa email
- Copie act identitate (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere) *
- Numar telefon (optional)
b) Persoanele juridice:
- Denumire persoana juridica
- Cod unic de inregistrare (CUI)
- Nume Prenume reprezentant legal
- Cod Numeric Personal (CNP) reprezentat legal
- Adresa email
- Act identitate reprezentant legal (buletin de identitate, carte de identitate, pasaport, permis de sedere)*
- Copie certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice document echivalent emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul persoana juridica este inmatriculat in mod legal, prezentat in original sau in copie conform cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 30 de zile inainte de data de referinta *
- Numar telefon (optional)
Documentele prezentate intr-o alta limba decat engleza vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat in limbile romana/engleza.
*copia electronica a documentelor mai sus mentionate va fi incarcata online (upload) in campurile dedicate. Fisierele ce pot fi incarcate pot avea una dintre urmatoarele extensii: .jpg, .pdf, .png.
Actionarul se poate conecta si vota ori de cate ori doreste in intervalul desemnat votului prin corespondenta si/sau live, ultima optiune de vot fiind cea inregistrata.
Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor fizice da acces la Adunarile Generale ale Societatii in situatia in care respectiva persoana fizica este actionar la data de referinta aferenta. Identificarea facuta de Societate in cazul persoanelor juridice, procurilor speciale sau generale da acces la Adunarile generale ale Societatii dupa probarea de fiecare data a validitatii reprezentatului legal, respectiv al persoanei imputernicite.
In situatia in care in urma procesului de identificare apar neconcordante intre datele oferite de actionar si cele din Registrul actionarilor la data de referinta actionarul va fi instiintat si va fi indrumat sa contacteze Departamentul relatii cu actionarii la adresa ir@arobs.com .
Formularele de vot prin corespondenta pot fi transmise electronic prin intermediul a mijloace electronice de vot conform art.197 al Regulamentului 5/2018 al A.S.F. privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata. Identificarea si exprimarea votului prin corespondenta electronic se face prin accesarea linkului: https://arobs.evote.ro .
Formulare de vot electronic pot fi transmise oricand de la inceperea votului pana in sesiunea live a adunarii generale a actionarilor, ultima optiune de vot transmisa fiind cea inregistrata.
In situatia in care actionarul care si-a exprimat votul prin corespondenta participa la adunarea generala personal sau prin reprezentant (sub rezerva ca o procura speciala/generala a fost transmisa cu respectarea conditiilor mentionate in prezentul convocator), votul prin corespondenta exprimat pentru acea AGA va ramane valabil doar daca actionarul nu isi exprima personal sau prin reprezentant o alta optiune de vot.
Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la adunarea generala este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta la adunare o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta.
H. Modalitati de transmitere a documentelor si alte formalitati
Toate documentele mentionate in acest convocator ca fiind necesare in vederea exercitarii drepturilor de actionar aferente AGOA/AGEA vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate de Societate in termenele prevazute de prezentul convocator, astfel: - prin depunere la Registratura sau trimise prin posta sau curierat cu confirmare de primire la adresa: Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj, cu mentiunea in clar pe plic: "Pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 31.05.2022/02.06.2022" sau - la adresa de e-mail ir@arobs.com cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu mentiunea clara la subiectul e-mailului: "Pentru Adunarea Ordinara/Generala Extraordinara AROBS Transilvania Software S.A. din data de 31.05.2022/02.06.2022".
Documentele de identificare mentionate in acest convocator se refera intotdeauna la:
(a) copie a actului de identitate valabil al actionarului persoana fizica (carte de identitate/pasaport), purtand semnatura actionarului, data si mentiunea "Conform cu originalul"; sau
(b) dovada ca persoana semnatara a actului prin care se exercita dreptul sau procedura prevazuta de acest convocator este reprezentantul legal al actionarului (daca actionarul nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal), precum si, in orice caz, o copie a cartii de identitate/pasaport al reprezentantului legal purtand semnatura actionarului, data si mentiunea "Conform cu originalul".
Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana sau in limba engleza. Daca actionarul entitate juridica nu a furnizat depozitarului central/participantului informatii corespunzatoare privind reprezentantul sau legal, dovada calitatii de reprezentant legal al actionarului se face in baza documentelor relevante eliberate de registrul comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflate in termenul de valabilitate.
Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau al entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la Data de Referinta, primita de Societate de la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A., pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de DEPOZITARUL CENTRAL - S.A. sau de participantii care furnizeaza servicii de custodie:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la DEPOZITARUL CENTRAL - S.A./respectivii participanti.
I. Obligatiile reprezentantului. Depunerea procurilor si a copiilor dupa actele de identitate
Reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat. In cazul procurii speciale, un exemplar original, completat in limba romana sau in limba engleza si semnat de actionar, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si al reprezentantului, se vor transmite Societatii conform Sectiunii G de mai sus. Imputernicirile speciale care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii.
Termenul limita: Imputernicirile speciale, insotite de documentele mentionate vor fi transmise Societatii astfel incat sa fie inregistrate la Societate cel tarziu la data de 29.05.2022, ora: 14:00.
J. Documentele si materiale informative pentru AGOA/AGEA
Documentele si materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a AGOA/AGEA, prezentul convocator, proiectele de hotarari, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii, precum si formularele de procura speciala si formularele de vot prin corespondenta pentru AGEA vor fi puse la dispozitia actionarilor, atat in limba romana, cat si in engleza, incepand cu data de 30.04.2022la punctul de lucru al Societatii din Romania, Cluj-Napoca, str. Minerilor, nr.63, jud. Cluj si vor fi disponibilizate pe pagina de web a Societatii (www.arobsgrup.ro, sectiunea “investitori” < Adunarile Generale ale Actionarilor).
La data convocarii, capitalul social al Societatii este format din 911.394.988 actiuni nominative, dintre care 80.202.758 actiuni sunt detinute de Societate si nu confera drept de vot. Prin urmare, la data convocarii, numarul total de drepturi de vot atasate actiunilor emise de Societate este de 831.192.230 drepturi de vot. Proiectele de hotarari propuse de catre actionari vor fi adaugate pe pagina de internet a Societatii de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre Societate. Informatii suplimentare se pot obtine de la Departamentul Relatii cu Investitorii, la adresa de e-mail: ir@arobs.com; si de pe website-ul Societatii www.arobsgrup.ro.
Recomandare
Arobs Transilvania Software S.A. recomanda actionarilor sai ca, in masura posibilului:
• sa acceseze materialele informative in format electronic,
• sa voteze prin corespondenta,
• sa utilizeze mijloace electronice de comunicare.
Voicu OPREAN
Presedinte Consiliu Administratie