Convocare AGAO - 1 noiembrie 2021

RAPORT CURENT

conform prevederilor art. 139 alin. (1) din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata, si art. 234 alin. (1) lit. a) Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiare nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata

Evenimente importante de raportat: Hotararea consiliului de administratie al Societatii („Consiliul de Administratie”) privind convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor stabilite pentru data de 1 noiembrie 2021 (prima convocare) si respectiv 2 noiembrie 2021 (a doua convocare)

Societatea informeaza actionarii si investitorii ca in data de 24 septembrie 2021, Consiliul de Administratie a aprobat convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor („AGOA”) pentru data de 1 noiembrie 2021, de la ora 09:00 a.m.

In situatia in care la data mentionata mai sus, din orice motiv, nu vor fi intrunite conditiile de cvorum stabilite de lege si de actul constitutiv al Societatii, Consiliul de Administratie a aprobat convocarea unei a doua AGOA pentru data de 2 noiembrie 2021, de la ora 09:00 a.m., cu aceeasi ordine de zi si data de referinta ca prima AGOA.

AGOA (atat pentru prima, cat si pentru a doua convocare) urmeaza sa aiba loc prin mijloace electronice de transmisie a datelor.

Convocatorul se regaseste in Anexa prezentului raport si urmeaza sa fie publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in cel putin un ziar de circulatie nationala la data sau in jurul datei de 28 septembrie 2021.

Materialele informative aferente punctelor incluse pe ordinea de zi a AGOA vor fi disponibile, incepand cu data de 28 septembrie 2021, pe pagina oficiala de internet a Societatii la https://www.zentiva.ro/investors/general-meetings-shareholders. Actionarii Societatii pot obtine, la cerere, copii ale documentelor referitoare la aspectele incluse pe ordinea de zi a AGOA.

Simona Cocos

Director General

Anexa

CONVOCATOR

AL ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR

ZENTIVA S.A.

Societatea ZENTIVA S.A., inregistrata la Registrul Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/363/1991, Cod Unic de Inregistrare 336206, cu sediul social in bulevardul Theodor Pallady nr. 50, Sector 3, Bucuresti, Romania, avand un capital social subscris si varsat de 69.701.704 RON (fiind denumita in continuare „Societatea”), prin consiliul de administratie („Consiliul de Administratie”),

In temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare („Legea Societatilor”), Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, republicata („Legea nr. 24/2017”), Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata („Regulamentul nr. 5/2018”) si a actului constitutiv al Societatii („Actul Constitutiv”),

CONVOACA

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (denumita in continuare „AGOA”) la sediul Societatii, prin mijloace electronice de transmisie a datelor, in data de 1 noiembrie 2021, de la ora 09:00 a.m., pentru toti actionarii inregistrati in registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 18 octombrie 2021, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare; in situatia in care la data mentionata mai sus, din orice motiv, nu vor fi intrunite conditiile de cvorum stabilite de lege si de Actul Constitutiv, Consiliul de Administratie a convocat si a fixat, in temeiul art. 118 din Legea Societatilor, o a doua AGOA pentru data de 2 noiembrie 2021, de la ora 09:00 a.m., la sediul Societatii, prin mijloace electronice de transmisie a datelor, cu aceeasi ordine de zi si Data de Referinta,

AVAND IN VEDERE URMATOARELE:

(A)        Situatia exceptionala cauzata de pandemia COVID-19 si masurile adoptate de autoritatile publice prin care este limitat numarul de persoane care pot participa fizic la o intrunire si orice alte masuri adoptate sau care urmeaza sa fie adoptate de autoritatile publice in vederea prevenirii raspandirii virusului SARS-COV 2 care cauzeaza COVID-19; si

(B)        In vederea asigurarii accesului in mod nediscriminatoriu tuturor actionarilor indreptatiti sa participe la AGOA,

Consiliul de Administratie a decis tinerea AGOA prin mijloace electronice de transmisie a datelor si cu posibilitatea de vot prin corespondenta.

ORDINEA DE ZI A AGOA ESTE URMATOAREA:

1.          Aprobarea infiintarii unui punct de lucru al Societatii la urmatoarea adresa: Bucuresti, Sector 3, Blvd. Theodor Pallady nr. 44B, etaj 1, sala E1.02A.

2.          Numirea incepand cu data AGOA a unui membru in Consiliul de Administratie al Societatii ca urmare a demisiei unui membru al Consiliului de Administratie, aceasta pozitie fiind ocupata in prezent de catre un membru provizoriu al Consiliului de Administratie. Mandatul noului membru este valabil pana la data de 21 martie 2023 inclusiv, incepand cu data mentionata mai sus, sub rezerva acceptarii mandatului de catre membrul numit de AGOA. Propunerile actionarilor pentru acest mandat disponibil pot fi depuse pana la data de 25 octombrie 2021 la adresa sediului social al Societatii sau prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, in conformitate cu reglementarile emise de Autoritatea de Supraveghere Financiara („ASF”), la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com. Candidatul pentru Consiliul de Administratie trebuie sa depuna o copie a cartii de identitate si CV-ul care sa prezinte detalii ale activitatii profesionale curente. Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu, calificarea profesionala si calitatea de actionar pentru fiecare candidat propus va fi publicata pe pagina oficiala de internet a Societatii si va fi actualizata pe baza propunerilor primite.

3.          Stabilirea datei de 19 noiembrie 2021 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor adoptate de catre AGOA, in conformitate cu prevederile art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017 si a datei de 18 noiembrie 2021 ca “ex-date”, calculata in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. (l) din Regulamentul nr. 5/2018.

4.         Aprobarea imputernicirii Consiliului de Administratie si/sau a oricarui membru al Consiliului de Administratie si/sau a Directorului General al Societatii, cu posibilitatea de subdelegare, ca in numele si pe seama Societatii, cu putere si autoritate deplina, sa semneze orice documente, inclusiv hotararea AGOA, sa depuna, sa solicite publicarea hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei partea a IV-a, sa ridice orice documente, sa indeplineasca orice formalitati necesare in fata Oficiului Registrului Comertului, precum si in fata oricarei alte autoritati, institutii publice, persoane juridice sau fizice, precum si sa execute orice operatiuni, in vederea aducerii la indeplinire si asigurarii opozabilitatii hotararilor ce urmeaza sa fie adoptate de catre AGOA.

***

INFORMATII GENERALE CU PRIVIRE LA AGOA

a)            Participarea la AGOA prin mijloace electronice

Participarea si votul in cadrul AGOA se vor face prin mijloace electronice de transmisie a datelor (care vor include participarea virtuala audio). Participarea la AGOA se va putea face personal (sau reprezentat prin reprezentant legal) sau prin reprezentant. In conformitate cu prevederile art. 197 alin. (5) litera (b) din Regulamentul nr. 5/2018, continutul audio al AGOA va fi inregistrat, pentru a permite verificarea ulterioara a modului in care s-a votat. Actionarii care nu sunt de acord cu inregistrarea continutului audio al AGOA isi pot exercita votul prin corespondenta, in conformitate cu punctul d) de mai jos. Pentru a primi datele de logare la teleconferinta/videoconferinta, actionarii si/sau reprezentantii acestora vor trebui sa transmita un e-mail pana la data de 28 octombrie 2021, ora 18:00, la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com impreuna cu documentele scanate/fotografiate care fac dovada identitatii lor. In cazul actionarilor persoane fizice/al reprezentantilor legali ai actionarilor persoane juridice sau entitati fara personalitate juridica, documentul lor de identificare este actul de identitate sau pasaportul pentru cetatenii romani, respectiv pasaportul/ permisul de sedere/ cartea de identitate pentru cetatenii straini.

Reprezentantii actionarilor persoane fizice/juridice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/ permis de sedere/ carte de identitate pentru cetatenii straini), insotit de imputernicirea speciala sau generala semnata de catre actionarul persoana fizica/reprezentantul legal al actionarului persoana juridica, dupa caz.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la Data de Referinta, primita de Societate de la Depozitarul Central S.A.

In situatia in care: a) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/ carte de identitate/ pasaport/ permis de sedere); b) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci va prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului imputernicirii speciale (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 6 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA).

Informatii privind imputernicirile speciale si generale si votul prin corespondenta sunt mentionate la punctele c) si d) de mai jos.

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea acestora, realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza (se aplica si in cazul participarii si votului in conformitate cu punctele c) si d) de mai jos).

b)            Documentele aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGOA

Incepand cu data de 28 septembrie 2021, ghidul de instructiuni pentru participarea electronica la AGOA, precum si toate materialele de prezentare referitoare la problemele incluse pe ordinea de zi a AGOA vor fi disponibile pe pagina web a Societatii la https://www.zentiva.ro/investors/general-meetings-shareholders. Actionarii Societatii pot obtine, la cerere, copii ale documentelor referitoare la aspectele incluse pe ordinea de zi a AGOA.

c)            Imputernicirile generale

Imputernicirea generala poate fi acordata de actionari pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, permitand reprezentantului sau a vota in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor, inclusiv in ceea ce priveste actele de dispozitie.

Imputernicirile generale, inainte de prima lor utilizare, se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului (sau prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com), astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 30 octombrie 2021, ora 09:00 a.m.

Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (in conformitate cu prevederile art. 2 alin. (1) pct. (19) din Legea 24/2017), fie de avocat, iar actionarul sa fie client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, conform prevederilor art. 105 alin. (15) din Legea 24/2017.

Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana. Daca mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.

Impreuna cu imputernicirea generala, actionarii vor transmite Societatii declaratia pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare, semnata in original si, dupa caz, stampilata, din care sa reiasa ca:

(i)       imputernicirea este data de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

(ii)     imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

d)            Imputernicirile speciale si buletinele de vot prin corespondenta

Imputernicirile speciale si buletinele de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot „pentru”, vot „impotriva” sau „abtinere”).

Imputernicirile speciale pot fi acordate oricarei persoane pentru reprezentare intr-o singura adunare generala si contin instructiuni specifice de vot din partea actionarului emitent.

Imputernicirile speciale/ buletinul de vot prin corespondenta si documentele aferente, se vor depune/expedia (inclusiv prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com), in original sau in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 30 octombrie 2021, ora 09:00 a.m., mentionand pe plic in clar sau in subiectul e-mail-ului „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 1 noiembrie 2021/2 noiembrie 2021”.

La completarea imputernicirilor speciale/ buletinelor de vot prin corespondenta, actionarii sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotarari. In aceasta ipoteza, imputernicirile speciale/ buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. b).

e)            Dreptul actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi

Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social are/au dreptul:

a)        de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGOA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de adunarea generala; si

b)        de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA.

Drepturile actionarilor prevazute mai sus pot fi exercitate numai in scris (transmise prin servicii de curierat la sediul Societatii sau prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com) pana la data de 14 octombrie 2021.

Cerintele de identificare mentionate mai sus la litera a) sunt aplicabile si pentru actionarul/actionarii persoana fizica si/sau pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica care solicita completarea ordinii de zi AGOA.

In cazurile in care exercitarea dreptului prevazut la lit. a) de mai sus determina modificarea ordinii de zi a adunarii generale comunicate deja actionarilor, Societatea va trebui sa faca disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de Data de Referinta de 18 octombrie 2021 si cu respectarea termenului prevazut de Legea Societatilor.

f)             Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi

Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA. Intrebarile vor putea fi transmise Societatii prin e-mail, la adresa alexandra.puscas-ext@zentiva.com, astfel incat acestea sa fie primite de catre Societate pana la data de 30 octombrie 2021, ora 09:00 a.m.

Dreptul de a pune intrebari si obligatia de a raspunde pot fi conditionate de masurile pe care Societatea le poate lua pentru a asigura identificarea actionarilor (in conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 5/2018), buna desfasurare si pregatire a adunarilor generale, precum si protejarea confidentialitatii si a intereselor comerciale ale Societatii. Societatea poate formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. Se va considera ca un raspuns este dat daca informatia pertinenta este disponibila pe pagina de internet a Societatii, in format intrebare-raspuns.

Simona Cocos                       

Presedintele Consiliului de Administratie al Zentiva S.A.

___________________