RAPORT CURENT
conform Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, art. 234
Data raportului: 21.03.2019
Denumirea entitatii emitente: Societatea COMVEX S.A.
Sediul social: Constanta, Incinta Port, Dana 80-84
Nr. de telefon / fax : 0241-603051 / 0241-639010
Cod Unic de Inregistrare: 1909360
Numar de inregistrare in Registrul Comertului : J13/622/20.02.1991
Capital social subscris si varsat: 29.139.927,5 lei
Piata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti, Piata ATS (AeRO)
Evenimente importante de raportat: Convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor pentru data de 23/24 Aprilie 2019
Convocarea AGOA a fost stabilita de catre Consiliul de Administratie prin hotararea adoptata in sedinta din data de 21.03.2019.
Consiliul de Administratie al Societatii COMVEX S.A. Constanta prin Presedintele Consiliului de Administratie, inregistrata la Registrul Comertului Constanta sub nr. J13/622/1991, Cod Unic de Inregistrare 1909360, cu sediul in Constanta, Incinta Port, Dana 80-84 Jud. Constanta, (denumita in continuare „Societate” sau „Comvex”),
In temeiul Legii Societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, ale prevederilor Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si ale Actului constitutiv al Societatii,
CONVOACA:
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii (denumita in continuare „AGOA”), la sediul Societatii, din Constanta, Incinta Port Constanta, Dana 80-84, Jud. Constanta, in data de 23 Aprilie 2019, ora 12:00, pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central S.A., la sfarsitul zilei de 12 Aprilie 2019, considerata drept Data de Referinta pentru aceasta adunare. In cazul in care la data mentionata nu se vor intruni cerintele de cvorum necesare pentru desfasurarea AGOA, se convoaca si se fixeaza, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua Adunare Generala Ordinara a Actionarilor Societatii, pentru data de 24 Aprilie 2019, ora 12:00, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si aceeasi Data de Referinta.
Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor va avea urmatoarea ordine de zi:
1. Aprobarea Raportului de gestiune al administratorilor pentru anul 2018.
2. Aprobarea Raportului auditorului financiar pentru anul 2018.
3. Aprobarea Situatiilor financiare pentru anul 2018.
4. Aprobarea modului de repartizare a profitului aferent anului 2018.
5. Descarcarea de gestiune a administratorilor pentru activitatea aferenta anului 2018, respectiv:
5.1.Descarcarea de gestiune a administratorului Dan Ion DRAGOI;
5.2.Descarcarea de gestiune a administratorului Panait IVANESCU;
5.3. Descarcarea de gestiune a administratorului OCTOGON SHIPMANAGEMENT SRL prin reprezentant persoana fizica Corneliu Bogdan IDU;
5.4.Descarcarea de gestiune a administratorului Corneliu Bogdan IDU;
5.5.Descarcarea de gestiune a administratorului Viorel PANAIT;
5.6.Descarcarea de gestiune a administratorului Edmond Costin SANDRU.
6. Aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli pentru anul 2019.
7. Aprobarea datei de 17 Mai 2019 ca data de inregistrare a actionarilor, in conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
8. Aprobarea datei de 16 Mai 2019 ca „ex date”, in conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
9. Imputernicirea domnului Viorel PANAIT si a doamnei Madalina MILITARU pentru semnarea, individual sau impreuna, a documentelor legate de hotararile adoptate si pentru efectuarea tuturor formalitatilor necesare inregistrarii si publicarii fiecarei hotarari luate in cadrul AGOA la autoritatile competente, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
INFORMATII DETALIATE PRIVIND DREPTURILE ACTIONARILOR SI PROCEDURA
A. Dreptul actionarilor Societatii de a solicita introducerea de noi puncte pe ordinea de zi si de a prezenta proiecte de hotarare
Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Comvex au dreptul, in conditiile legii, sa solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, precum si sa prezinte proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA.
Fiecare nou punct propus trebuie sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre aprobare AGOA.
Aceste drepturi vor fi exercitate numai in scris, iar documentele continand propunerile formulate vor fi transmise personal, prin posta sau servicii de curierat si depuse/primite, la sediul Societatii, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la sfarsitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii prezentului convocator, respectiv pana cel tarziu la data de 8 Aprilie 2019, ora 16:00, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”, sau prin mijloace electronice la adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro, astfel incat acestea sa fie primite de catre Societate pana la sfarsitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii prezentului convocator, respectiv pana cel tarziu la data de 8 Aprilie 2019, ora 16:00, mentionandu-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”.
In vederea dovedirii calitatii de actionar al Comvex, actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente emise de catre Depozitarul Central S.A. sau de catre persoanele care desfasoara activitati de custodie in conditiile prevazute de Legea nr. 24/2017 si Regulamentul nr. 5/2018:
a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A.; sau
c) in cazul institutiilor de credit avand calitatea de custode, declaratia pe proprie raspundere prevazuta la art. 207 din Regulamentul nr. 5/2018.
B. Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi
Orice actionar interesat al Comvex, inregistrat la Data de Referinta, are dreptul de a adresa, in scris, intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA.
Intrebarile vor fi formulate in scris, si transmise personal, prin posta sau servicii de curierat si depuse/primite, la sediul Societatii, astfel incat ele sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la sfarsitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) din data de 22 Aprilie 2019, mentionandu-se pe plic in clar: „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019” sau prin mijloace electronice la adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro, astfel incat ele sa fie primite de catre Societate pana la sfarsitul programului zilnic de lucru (ora 16:00) din data de 22 Aprilie 2019, mentionandu-se la subiectul e-mailului “Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”.
Societatea poate raspunde inclusiv prin postarea raspunsului pe website-ul propriu, la sectiunea intrebari frecvente. Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.
Intrebarile privind punctele de pe ordinea de zi vor fi insotite de urmatoarele documente necesare identificarii actionarului:
a) In cazul actionarilor persoane fizice: copia actului de identitate al actionarului persoana fizica (BI/CI/Pasaport/Legitimatie de sedere sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie);
b) In cazul actionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza listei actionarilor Comvex de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarii nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. in legatura cu reprezentantul lor legal sau nu este mentionata aceasta informatie in lista actionarilor Comvex de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci actionarii persoane juridice vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata, in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica);
c) in cazul institutiilor de credit avand calitatea de custode, declaratia pe proprie raspundere prevazuta la art. 207 din Regulamentul nr. 5/2018.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
C. Dreptul actionarilor Societatii de a participa la Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor
La AGOA sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot numai actionarii Societatii inregistrati in Registrul Actionarilor Societatii la Data de Referinta, 12 Aprilie 2019, conform prevederilor legale si ale Actului constitutiv, personal (prin reprezentanti legali, pentru persoanele juridice) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala sau generala, in conditiile legii, sau Declaratia pe proprie raspundere data de custode), cu restrictiile legale, sau, inainte de AGOA, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta).
Accesul si/sau votul prin corespondenta al actionarilor Societatii indreptatiti sa participe la AGOA este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice ai Comvex, cu actul de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie).
Reprezentantii actionarilor persoane fizice ai Comvex vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie), insotit de Imputernicirea speciala sau generala semnata de catre actionarul persoana fizica al Societatii.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice ai Comvex isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin de identitate/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie), insotit de Imputernicirea speciala sau generala semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective.
Calitatea de actionar, precum si in cazul actionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor Comvex de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.
In situatia in care: (i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin, carte de identitate/ pasaport/ permis de sedere sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie); (ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Comvex de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului imputernicirii speciale (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata, in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica).
Informatii privind Imputernicirile generale si speciale, precum si cele privind Votul prin corespondenta sunt mentionate la paragrafele literele D), E) si F) de mai jos.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
D. Imputernicirile generale
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta pot fi reprezentati prin reprezentant desemnat, pe baza de Imputernicire generala.
Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale se vor depune/expedia in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, mentionand pe plic in clar „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”.
Imputernicirile generale se pot transmite si prin mijloace electronice utilizand adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Societate pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, mentionandu-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”, conform celor de mai sus.
Imputernicirile generale in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul, vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul verbal al AGOA. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioada care nu va putea depasi 3 ani.
Actionarii Comvex pot sa transmita notificarea desemnarii reprezentantului doar in scris, fie personal, fie prin posta, prin servicii de curierat sau prin mijloace electronice. Societatea pune la dispozitia actionarilor Comvex care doresc sa notifice desemnarea reprezentantului prin mijloace electronice adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro.
Pentru validitatea mandatului, reprezentantul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (in conformitate cu prevederile art. 2 alin. 1 pct. 20 din Legea nr. 24/2017) fie de avocat, iar actionarul Comvex sa fie client al acestora. De asemenea, reprezentantul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, ce poate aparea in special in unul dintre urmatoarele cazuri:
(a) este actionar majoritar al Societatii, sau o alta persoana, controlata de respectivul actionar;
(b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societatii, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate, conform celor prevazute la lit. a);
(c) este un angajat sau un auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform celor prevazute la lit. a);
(d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. (a) – (c) de mai sus.
Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar prin imputernicire. Daca persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau de conducere sau dintre angajatii sai.
Imputernicirea generala trebuie sa fie semnata de actionarul Comvex si trebuie sa fie insotita de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicire generala, din care sa reiasa ca imputernicirea este acordata de respectivul actionar al Comvex, in calitate de client, intermediarului, sau dupa caz, avocatului, declaratie care va fi depusa in original la Societate, odata cu depunerea Imputernicirii generale, semnata si, dupa caz, stampilata.
Totodata actionarii persoane fizice ai Comvex vor transmite Societatii si copia actului de identitate al acestora (BI/ CI/ Pasaport/ Legitimatie de sedere sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie).
Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice ai Societatii se constata pe baza listei actionarilor Comvex de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarii Societatii nu au informat la timp Depozitarul Central in legatura cu reprezentantul lor legal sau nu este mentionata aceasta informatie in lista actionarilor Comvex de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci actionarii persoane juridice ai Societatii vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata, in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
E. Imputernicirile speciale
Actionarii Comvex inregistrati la Data de Referinta pot fi reprezentati prin reprezentant desemnat, pe baza de Imputernicire speciala.
Formularele de Imputernicire speciala pentru reprezentarea actionarilor Comvex in AGOA, disponibile in limba romana si in limba engleza, pot fi obtinute de la sediul Societatii incepand cu data de 22 Martie 2019 sau de pe website-ul Societatii www.comvex.ro.
Pentru punctul nr. 5 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se vor folosi formularele de Imputernicire speciala dedicate acestui punct, iar pentru punctele 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 si 9 de pe ordinea de zi, se va folosi formularul de Imputernicire speciala dedicat acestor puncte pus la dispozitie de catre Societate.
Imputernicirea speciala se va intocmi in trei exemplare originale (unul pentru actionarul Societatii, unul pentru reprezentant si unul pentru Societate), prin completarea in limba romana sau in limba engleza a formularului de Imputernicire speciala pus la dispozitie de catre Societate.
Un exemplar original al Imputernicirii speciale dedicate punctului 5 de pe ordinea de zi, completata si semnata de catre actionar, in limba romana sau in limba engleza, se va introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar „Confidential” si care va fi introdus la randul sau, in plicul continand Imputernicirea speciala dedicata celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA, completata si semnata de actionar in limba romana sau in limba engleza. Imputernicirile anterior mentionate vor fi depuse la registratura Societatii in plic inchis (ce va avea mentiunea „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”), pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, sau vor fi transmise in original, prin posta/servicii de curierat, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00.
Imputernicirile speciale pentru punctul 5 de pe ordinea de zi a AGOA se pot transmite si prin mijloace electronice, printr-un e-mail distinct, utilizand adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro, mentionandu-se la subiectul e-mailului „Confidential – Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Societate pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, conform celor de mai sus. Imputernicirile speciale pentru punctele 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 si 9 de pe ordinea de zi a AGOA se pot transmite si prin mijloace electronice utilizand adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro, mentionandu-se la subiectul e-mailului „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Societate pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, conform celor de mai sus.
Verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre membrii Secretariatului AGOA, desemnati conform legii, acestia urmand a pastra confidentialitatea instructiunilor de vot, pana la momentul in care sunt cunoscute si celelalte voturi exprimate in secret de actionarii prezenti sau de reprezentantii actionarilor care participa la AGOA.
Actionarii Societatii pot sa transmita notificarea desemnarii reprezentantului doar in scris, fie personal, fie prin posta, prin servicii de curierat sau prin mijloace electronice. Societatea pune la dispozitia actionarilor Comvex care doresc sa notifice desemnarea reprezentantului prin mijloace electronice adresa de e-mail agaaprilie2019@comvex.ro.
Imputernicirea speciala este valabila doar pentru AGOA pentru care a fost acordata de catre actionarul Comvex, trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si trebuie sa contina Instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (respectiv vot „pentru”, vot „impotriva” sau „abtinere”).
Pentru exercitiul valid al dreptului de vot prin Imputernicire speciala, actionarii persoane fizice vor transmite si copia actului de identitate al actionarului persoana fizica (BI/ CI/ Pasaport/ Legitimatie de sedere, sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie). Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice ai Comvex se constata pe baza listei actionarilor Comvex de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarii nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. in legatura cu reprezentantul lor legal sau nu este mentionata aceasta informatie in lista actionarilor Comvex de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci actionarii persoane juridice ai Societatii vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica).
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
La completarea Imputernicirilor speciale actionarii Societatii sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si disponibila incepand cu data de 11 Aprilie 2019. In aceasta ipoteza, Imputernicirile speciale vor fi actualizate si puse la dispozitia actionarilor Societatii, putand fi obtinute de acestia de la sediul Societatii sau de pe website-ul Societatii www.comvex.ro incepand cu data de 11 Aprilie 2019.
F. Votul prin corespondenta
Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta isi pot exercita votul prin corespondenta, inainte de AGOA.
Buletinul de vot prin corespondenta pentru AGOA, in limba romana si in limba engleza poate fi obtinut de la sediul Societatii sau de pe website-ul Societatii www.comvex.ro incepand cu data de 22 Martie 2019.
Pentru punctul 5 de pe ordinea de zi, pentru care votul este secret, se va folosi Buletinul de vot prin corespondenta dedicat acestui punct, iar pentru punctele 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 si 9 de pe ordinea de zi, se va folosi Buletinul de vot prin corespondenta dedicat acestor puncte, pus la dispozitie de catre Societate.
Buletinul de vot prin corespondenta, dedicat punctului 5 de pe ordinea de zi, completat si semnat de actionar, in original, in limba romana sau in limba engleza, se va introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar „Confidential” si care va fi introdus la randul sau, in plicul continand Buletinul de vot prin corespondenta dedicat celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA, completat si semnat de actionar in limba romana sau in limba engleza si documentele aferente; acestea vor fi depuse in original la registratura Societatii in plic inchis (ce va avea mentiunea „Vot prin corespondenta – Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”), pana la data de 23 Aprilie 2019, ora 12:00, sau vor fi transmise in original prin posta/servicii de curierat, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 23 Aprilie 2019, ora 12:00. Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Buletinelor de vot prin corespondenta se va face de catre membrii Secretariatului AGOA, desemnati conform legii, acestia urmand a pastra confidentialitatea voturilor exprimate, pana la momentul in care sunt cunoscute si celelalte voturi exprimate in secret de actionarii prezenti sau de reprezentantii actionarilor care participa la AGOA.
Buletinul de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA (respectiv vot „pentru”, vot „impotriva” sau „abtinere”).
Pentru exercitiul valid al dreptului de vot prin corespondenta, actionarii persoane fizice ai Comvex vor transmite Societatii si copia actului de identitate al actionarului persoana fizica (BI/ CI/ Pasaport/ Legitimatie de sedere, sau alt document similar emis de o autoritate competenta din orice jurisdictie). Calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice ai Societatii, se constata pe baza listei actionarilor Comvex de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A. Cu toate acestea, daca actionarii Societatii nu au informat la timp Depozitarul Central S.A. in legatura cu reprezentantul lor legal sau nu este mentionata aceasta informatie in lista actionarilor Comvex de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci actionarii persoane juridice ai Societatii vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica).
Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant al unui actionar al Societatii numai in situatia in care acesta a primit din partea actionarului Comvex pe care il reprezinta o imputernicire speciala sau generala care se depune la Societate in termenul prevazut pentru depunerea Imputernicirilor de la lit. D si E, sau in cazul in care reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, cu respectarea art. 92 alin. 11 din Legea nr. 24/2017.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
La completarea Buletinelor de vot prin corespondenta actionarii Comvex sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii ordinii de zi a AGOA cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi va fi completata si disponibila incepand cu data de 11 Aprilie 2019. In aceasta ipoteza, Buletinele de vot prin corespondenta in forma actualizata vor fi puse la dispozitia actionarilor Comvex, putand fi obtinute de acestia de la sediul Societatii sau de pe website-ul Societatii www.comvex.ro incepand cu data de 11 Aprilie 2019.
G. Declaratiile pe proprie raspundere
In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA pe baza instructiunilor de vot primite de la actionarul Comvex, fara a mai fi necesara intocmirea unei Imputerniciri generale sau speciale de catre actionar.
Institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA in conditiile in care prezinta Declaratia pe propria raspundere in conformitate cu art. 207 din Regulamentul nr. 5/2018, in care sa se precizeze:
a) numele/denumirea actionarului Comvex in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA;
b) confirmarea faptului ca institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;
c) numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGOA.
Declaratia pe proprie raspundere trebuie insotita de urmatoarele documente:
i) un document oficial care sa ateste calitatea de reprezentant legal al semnatarului declaratiei pe proprie raspundere (dovada eliberata de Registrul Comertului sau de o alta autoritate similara din statul in care actionarul este inmatriculat, aflata in termenul de valabilitate, in copie sau scanata in cazul transmiterii prin mijloace de comunicare electronica);
ii) copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizata in declaratia pe proprie raspundere sa reprezinte institutia de credit in AGOA.
Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Un exemplar original al declaratiei pe proprie raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente anterior mentionate, va fi depus la registratura Societatii in plic inchis (ce va avea mentiunea „Pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor din data de 23/24 Aprilie 2019”), pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00, sau va fi transmis in original, prin posta/servicii de curierat, astfel incat sa fie inregistrat ca primit la registratura Societatii pana la data de 22 Aprilie 2019, ora 12:00.
Verificarea si validarea declaratiilor pe proprie raspundere depuse la Societate se va face de catre membrii secretariatului AGOA, desemnati conform legii.
H. Informatii suplimentare
Incepand cu data de 22 Martie 2019, urmatoarele documente pot fi consultate si obtinute de actionarii Comvex de la sediul Societatii, in zilele lucratoare intre orele 08:00 – 16:00, sau de pe website-ul Societatii www.comvex.ro: Convocatorul AGOA (disponibil in limba romana si limba engleza); Formularele de Imputerniciri Speciale pentru reprezentarea actionarilor in AGOA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi sau propuneri de hotarari (disponibile in limba romana si limba engleza); Formularele de Buletin de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in AGOA, formulare care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi sau propuneri de hotarari (disponibile in limba romana si limba engleza); Documentele si materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGOA (Situatiile financiare anuale, Raportul de gestiune al administratorilor pentru anul 2018, Raportul auditorului financiar pentru anul 2018, Bugetul de venituri si cheltuieli pentru anul 2019); Proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA, documente disponibile in limba romana si limba engleza.
La AGOA, actionarii Societatii sau reprezentantii lor vor prezenta un act de identitate valabil, in original, pentru a-si proba identitatea.
Intreaga procedura referitoare la tinerea sedintei AGOA se desfasoara in limba romana. Pentru actionarii care nu cunosc limba romana, Societatea pune la dispozitie traducator autorizat pentru limba engleza.
Orice si toate documentele referitoare la AGOA prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Prin folosirea mijloacelor electronice se intelege transmiterea cererilor privind introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, a proiectelor de hotarare pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, a intrebarilor adresate Societatii privind punctele de pe ordinea de zi a AGOA, a notificarii desemnarii reprezentantului, precum si a tuturor documentelor solicitate pentru dovedirea identitatii actionarului sau reprezentantului, electronic, in scris, prin scanarea originalelor in format *.pdf, transmise prin e-mail la adresa agaaprilie2019@comvex.ro, precum si transmiterea imputernicirilor de reprezentare, cu respectarea conditiilor legale aplicabile si a prevederilor de la punctele D si E.
Toate documentele pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor pot fi depuse la registratura Societatii, in zilele lucratoare, doar in intervalul orar 08:00-16:00.
Informatii detaliate privind drepturile actionarilor mentionate sunt disponibile pe website-ul Societatii www.comvex.ro.
La data convocarii, capitalul social al Societatii este de 29.139.927,5 lei si este format din 11.655.971 actiuni nominative, dematerializate, cu valoarea nominala de 2,5 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor Societatii.
Informatii suplimentare se pot obtine la sediul Societatii sau la numarul de telefon 0241.603051, in zilele lucratoare, intre orele 08:00 –16:00.
Presedintele Consiliului de Administratie,
Viorel PANAIT