Convocare AGOA Anuala - in 24/25 aprilie 2019

BURSA DE VALORI BUCURESTI

Data raportului: 20.03.2019

ROMPETROL RAFINARE S.A.

Sediul social: Navodari, Bulevardul Navodari nr. 215 (Pavilion Administrativ), judetul Constanta

Numarul de telefon: 0241/506100; 506553

Numarul de fax: 0241/506930; 506901

Numar de ordine in Registrului Comertului: J13/534/1991

Cod Unic de Inregistrare: 1860712

Capital subscris si varsat: 4.410.920.572,60 lei

Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCURESTI (simbol de piata RRC)

Consiliul de Administratie al societatii Rompetrol Rafinare S.A. ( denumita in continuare “Societatea” sau “ RRC”), reunit in sedinta din data de 20 martie 2019, a hotarat convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, in data de 24.04.2019 (prima convocare), de la ora 11:00 a.m., respectiv in data de 25.04.2019 (a doua convocare), de la ora 11:00 a.m. pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 12.04.2019, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare, cu urmatoarea ordine de zi:

1. Discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale individuale incheiate la 31 decembrie 2018, intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (“IFRS”), astfel cum este prevazut in Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului financiar intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L.

2. Discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale consolidate incheiate la data de 31 decembrie 2018 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu IFRS, pe baza Raportului Consiliului de Administratie si a Raportului Auditorului financiar.

3. Aprobarea descarcarii de gestiune a administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2018, pe baza rapoartelor prezentate.

4. Aprobarea Bugetului de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2019, a programului de activitate de productie al Societatii pentru anul 2019 si a bugetului de investitii pentru anul 2019.

5. Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2019 membrilor Consiliului de Administratie, impozitul si contributiile sociale aferente acestei remuneratii, datorate de membrii Consiliului de Administratie, fiind retinute si platite catre bugetul de stat conform prevederilor legislatiei fiscale;

6. Aprobarea incetarii mandatului de membru al Consiliului de Administratie al Societatii a domnului Catalin Dumitru ca urmare a cererii acestuia de renuntare la aceasta functie incepand cu 1 septembrie 2018.

7. Alegerea domnului Saduokhas Meraliyev, cetatean kazah, cu rezidenta in Bucuresti, in calitate de membru al Consiliului de Administratie al Societatii, pentru un mandat care va incepe cu data prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor si va expira la data de 30 aprilie 2022 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie). Domnul Saduokhas Meraliyev a fost numit in calitate de administrator provizoriu prin Decizia Consiliului de Administratie nr. 1/1 septembrie 2018, ca urmare a renuntarii d-lui Catalin Dumitru la mandatul de administrator si presedinte al Consiliului de Administratie.

8. Numirea Ernst & Young Assurance Services SRL ca auditor financiar al Rompetrol Rafinare S.A. pentru auditarea situatiilor financiare ale Societatii pentru anul financiar 2019, in urma expirarii contractului de prestari de servicii de audit, si stabilirea duratei minime de 1 an a contractului de prestari servicii de audit.

9. Aprobarea datei de: (i) 15 mai 2019 ca Data de Inregistrare, conform art. 86 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 14 mai 2019 ca Data „Ex Date”, conform art. 2 alin. 2 lit. 1 din Regulamentul nr. 5/2018.

10. Imputernicirea domnului Yedil Utekov, Director General si membru al Consiliului de Administratie, cu posibilitatea submandatarii de terte persoane, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate.

Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii din 24/25 aprilie 2019 si documentele aferente punctelor de pe ordinea de zi a acestei adunari vor fi puse la dispozitia actionarilor in conformitate cu prevederile legale si statutare aplicabile, incepand cu data de 22.03.2019, atat in format electronic pe website-ul Societatii www.Rompetrol-Rafinare.ro, Sectiunea Relatia cu Investitorii subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor din anul curent, cat si in format fizic la sediul social al Societatii.

Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatii din 24/25 aprilie 2019 urmeaza a fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV a si intr-un ziar de larga raspandire.

Convocarea AGOA a fost aprobata de Consiliul de Administratie in sedinta din data de 20 martie 2019.

Anexa:

- Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Rompetrol Rafinare la data de 24/25 aprilie 2019.

Presedinte al Consiliului de Administratie

al Rompetrol Rafinare S.A.

Saduokhas Meraliyev

_____________

Consiliul de Administratie al societatii ROMPETROL RAFINARE S.A., denumita in continuare “Societatea”, cu sediul in Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta, avand nr. de ordine in Registrul Comertului Constanta J13/534/1991, cod unic de inregistrare 1860712, intrunit in data de 20 martie 2019, in temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societatile , republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentului Autoritatii de Supraveghere Financiara (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, precum si a Actului Constitutiv al Societatii,

CONVOACA

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor in data de 24 aprilie 2019, de la ora 11:00 (ora Romaniei), la sediul Societatii mai sus indicat, pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucuresti, la sfarsitul zilei de 12.04.2019, considerata Data de Referinta pentru aceasta adunare.

Pentru cazul in care la data mentionata mai sus nu se intruneste cvorumul prevazut de lege si de Actul Constitutiv al Societatii pentru tinerea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, Consiliul de Administratie convoaca, in temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua Adunare Generala Ordinara a Actionarilor Societatii pentru data de 25 aprilie 2019, de la ora 11:00, ora Romaniei, in acelasi loc, cu aceeasi ordine de zi si Data de Referinta.

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (in continuare “AGOA”) are urmatoarea ordine de zi:

1. Discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale individuale incheiate la 31 decembrie 2018, intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara (“IFRS”), astfel cum este prevazut in Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2844/2016, modificat si completat ulterior, pe baza Raportului Anual al Consiliului de Administratie intocmit in conformitate cu prevederile Regulamentului ASF nr. 5/2018, si a Raportului Auditorului financiar intocmit de Ernst & Young Assurance Services S.R.L.

2. Discutarea si aprobarea situatiilor financiare anuale consolidate incheiate la data de 31 decembrie 2018 (incluzand situatiile financiare ale Rompetrol Rafinare S.A. si cele ale subsidiarelor: Rompetrol Downstream S.R.L., Rom Oil S.A., Rompetrol Quality Control S.R.L., Rompetrol Logistics S.R.L. (impreuna cu subsidiara Rompetrol Gas S.R.L.) si Rompetrol Petrochemicals S.R.L., intocmite in conformitate cu IFRS, pe baza Raportului Consiliului de Administratie si a Raportului Auditorului financiar.

3. Aprobarea descarcarii de gestiune a administratorilor Societatii pentru activitatea desfasurata in exercitiul financiar 2018, pe baza rapoartelor prezentate.

4. Aprobarea Bugetului de Venituri si Cheltuieli aferent anului 2019, a programului de activitate de productie al Societatii pentru anul 2019 si a bugetului de investitii pentru anul 2019.

5. Aprobarea remuneratiei lunare brute datorate pentru exercitiul financiar 2019 membrilor Consiliului de Administratie, impozitul si contributiile sociale aferente acestei remuneratii, datorate de membrii Consiliului de Administratie, fiind retinute si platite catre bugetul de stat conform prevederilor legislatiei fiscale;

6. Aprobarea incetarii mandatului de membru al Consiliului de Administratie al Societatii a domnului Catalin Dumitru ca urmare a cererii acestuia de renuntare la aceasta functie incepand cu 1 septembrie 2018.

7. Alegerea domnului Saduokhas Meraliyev, cetatean kazah, cu rezidenta in Bucuresti, in calitate de membru al Consiliului de Administratie al Societatii, pentru un mandat care va incepe cu data prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor si va expira la data de 30 aprilie 2022 (data expirarii mandatului actualilor membri ai Consiliului de Administratie). Domnul Saduokhas Meraliyev a fost numit in calitate de administrator provizoriu prin Decizia Consiliului de Administratie nr. 1/1 septembrie 2018, ca urmare a renuntarii d-lui Catalin Dumitru la mandatul de membru al Consiliului de Administratie.

8. Numirea Ernst & Young Assurance Services SRL ca auditor financiar al Rompetrol Rafinare S.A. pentru auditarea situatiilor financiare ale Societatii pentru anul financiar 2019, in urma expirarii contractului de prestari de servicii de audit, si stabilirea duratei minime de 1 an a contractului de prestari servicii de audit.

9. Aprobarea datei de: (i) 15 mai 2019 ca Data de Inregistrare, conform art. 86 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; si (ii) 14 mai 2019 ca Data „Ex Date”, conform art. 2 alin. 2 lit. 1 din Regulamentul nr. 5/2018.

10. Imputernicirea domnului Yedil Utekov, Director General si membru al Consiliului de Administratie, cu posibilitatea submandatarii de terte persoane, pentru a incheia si/sau semna in numele Societatii si/sau al actionarilor Societatii hotararile care urmeaza a fi adoptate de prezenta AGOA si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate.

a) Documente aferente si in legatura cu ordinea de zi a AGOA

Incepand cu data de 22 martie 2019, convocatorul AGOA (disponibil in limba romana si limba engleza), materialele de sedinta (documentele sau informatiile vizand problemele/aspectele inscrise pe ordinea de zi a AGOA), formularele de Imputerniciri speciale pentru reprezentarea actionarilor in cadrul AGOA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza), formularele de Buletine de vot prin corespondenta pentru participarea si exprimarea votului actionarilor in cadrul AGOA, care vor fi actualizate daca se vor adauga noi puncte sau propuneri de hotarari pe ordinea de zi (disponibile in limba romana si limba engleza), Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanei propuse pentru a fi aleasa ca membru al Consiliului de Administratie, aceasta putand fi consultata si completata in termenul mentionat in convocator si proiectele de hotarari pentru punctele de pe ordinea de zi a AGOA vor fi puse la dispozitia actionarilor Societatii la sediul Rompetrol Rafinare S.A., (Navodari, Bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta), camera 104, email: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019” in fiecare zi lucratoare, intre orele 09:00 – 16:00 (ora Romaniei), si vor putea fi descarcate de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, Sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent.

Daca va fi cazul, ordinea de zi completata va fi comunicata, incepand cu data de 11 aprilie 2019, potrivit prevederilor legale.

La data convocarii, capitalul social inregistrat al Rompetrol Rafinare S.A. este de 4.410.920.572,60 lei, si este format din 44.109.205.726 actiuni, actiuni dematerializate, cu valoare nominala de 0,10 lei, fiecare actiune dand dreptul la un vot in Adunarea Generala a Actionarilor.

b) Propuneri ale actionarilor cu privire la AGOA

Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii are/au dreptul, in conditiile legii, sa solicite Consiliului de Administratie al Societatii introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGOA, precum si/sau prezentarea de proiecte de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA, prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire/curierat, mentionand pe plic in clar si cu majuscule “PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI/HOTARARI - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 8 aprilie 2019, ora 16:00 (ora Romaniei).

Avand in vedere faptul ca pe ordinea de zi figureaza alegerea unui membru al Consiliului de Administratie, actionarii au dreptul sa formuleze in conditiile legii alte propuneri pentru functia de membru al Consiliului de Administratie pana la data de 8 aprilie 2019, ora 16.00 (ora Romaniei). Propunerile vor fi insotite de informatii privind numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia respectiva. Lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de membru al Consiliului de Administratie se va afla la dispozitia actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia. Pe baza propunerilor primite pana la data-limita, Societatea va face disponibile actionarilor propunerile de candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie si informatiile aferente in format electronic, atat in limba romana, cat si in limba engleza, pe website-ul Societatii (www.Rompetrol-Rafinare.ro), pagina Relatii cu Investitorii, sectiunea Adunarea Generala a Actionarilor, lista finala a propunerilor, urmand a fi postata pana la data de 11 aprilie 2019, data anterioara Datei de Referinta.

Propunerile vor fi insotite de urmatoarele documente:

a) propunerea propriu-zisa (sub semnatura autorizata si stampila, unde este cazul);

b) urmatoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct. 20 din Legea 24/2017 care furnizeaza servicii de custodie;

- extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

- documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal al actionarului la Depozitarul Central S.A./respectivii intermediari;

c) Curriculum Vitae al candidatului, actualizat, datat si semnat;

d) copia certificata a actului de identitate al candidatului;

e) declaratia pe propria raspundere a candidatului din care sa reiasa ca accepta sa fie inscris pe lista de candidati pentru pozitia de administrator al Societatii si respectiv mandatul de membru al Consiliului de Administratie si indeplineste cerintele si conditiile legale si statutare pentru a detine aceasta calitate, semnata, in original.

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducere realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Drepturile prevazute mai sus pot fi exercitate numai in scris, actionarii urmand sa transmita cererea, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la Registratura Societatii pana cel tarziu la data de 8 aprilie 2019, ora 16.00 (ora Romaniei), fie prin posta sau servicii de curierat (la adresa: Navodari, bulevardul Navodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judetul Constanta - cu mentiunea: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”), fie prin mijloace de comunicare electronice (e-mail: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”, respectiv fax la numarul: +40 241 50.69.01) in atentia doamnei Carmen Chitu.

Va informam ca Registratura Societatii este inchisa in timpul zilelor nelucratoare si a sarbatorilor legale, iar in zilele lucratoare este deschisa intre orele 8:00 – 16:00, ora Romaniei (de luni pana vineri).

c) Dreptul actionarilor de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi

Fiecare actionar, indiferent de participatia la capitalul social, are dreptul sa adreseze in scris intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGOA, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la Registratura Societatii pana cel tarziu la data de 8 aprilie 2019, ora 16:00 (ora Romaniei) iar Societatea va raspunde la intrebarile adresate de actionari prin postarea raspunsului pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.ro, la sectiunea Relatii cu Investitorii/subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea General a Actionarilor an curent. Dreptul de a adresa intrebari si obligatia Societatii de a raspunde vor fi conditionate de protejarea confidentialitatii si a intereselor Societatii.

Pentru exercitiul valid al drepturilor actionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, de a prezenta proiecte de hotarari pentru punctele existente sau propuse spre a fi introduse pe ordinea de zi si de a adresa intrebari referitoare la ordinea de zi, actionarii vor transmite Societatii urmatoarele documente:

- O copie a actului de identitate a actionarului persoana fizica[1] / a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica/entitate fara personalitate juridica;

- In cazul in care actionarul/reprezentantul legal al actionarului persoana juridica/ entitate fara personalitate juridica nu se regaseste in lista actionarilor la data de referinta transmisa de Depozitarul Central S.A., actionarul trebuie sa transmita suplimentar unul din urmatoarele documente:

u extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

u documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A. /respectivii intermediari.

- in cazul in care actionarul persoana juridica/ entitate fara personalitate juridica nu a furnizat Depozitarului Central informatiile privind reprezentantul legal sau (astfel incat acesta sa se regaseasca in registrul actionarilor furnizat de Depozitarul Central S.A. pentru Data de referinta), acesta trebuie sa transmita suplimentar un certificat constatator eliberat de registrul comertului/orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat, care atesta calitatea de reprezentant legal a semnatarului propunerii/intrebarilor, emis cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii prezentului Convocator si transmis in original sau copie conforma cu originalul.

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.

Propunerile si intrebarile actionarilor, precum si documentele care atesta indeplinirea conditiilor pentru exercitarea acestor drepturi, vor fi transmise:

- fie sub forma unui document semnat olograf, in original – transmis prin posta sau servicii de curierat la sediul Societatii mentionat la punctul a, in plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 APRILIE 2019 – INTREBARI”;

- fie sub forma unui document semnat electronic cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica – prin e-mail la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 APRILIE 2019 –PROPUNERI”, respectiv “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 APRILIE 2019 – INTREBARI”

d) Dreptul actionarilor de a participa la Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor

Data de Referinta este data de 12 aprilie 2019.

Numai persoanele care sunt actionari ai Rompetrol Rafinare inregistrati la aceasta data in Registrul Actionarilor Societatii, tinut si eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt indreptatiti sa participe si isi pot exercita dreptul de vot in cadrul prezentei Adunari Generale Ordinare, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentantii legali) sau prin reprezentant (pe baza de Imputernicire speciala/ generala sau Declaratie pe propria raspundere data de custode) cu restrictiile legale, sau, inainte de Adunarea Generala Ordinara, prin corespondenta (pe baza de Buletin de vot prin corespondenta).

De asemenea, un actionar poate fi reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, care va putea vota in adunarea generala a actionarilor pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

(i) Accesul in sala de sedinte si/sau votul prin corespondenta al actionarilor indreptatiti sa participe la data fixata pentru desfasurarea prezentei Adunari Generale Ordinare a Actionarilor este permis prin simpla proba a identitatii acestora facuta, in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini) si, in cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini).

Reprezentantii actionarilor persoane fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de actionarul persoana fizica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/permis de sedere pentru cetatenii straini), insotit de Imputernicirea speciala sau Imputernicirea generala semnata de reprezentantul legal al actionarului persoana juridica respectiv sau Declaratia pe propria raspundere data de custode si semnata de reprezentantul legal al acestuia.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal, se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinta, primita de la Depozitarul Central S.A.

In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGOA).

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza. Nu este necesara legalizarea sau apostilarea documentelor intocmite intr-o limba straina.

Actionarii pot fi reprezentanti in cadrul prezentei AGOA prin alte persoane, in baza unei imputerniciri speciale sau a unei imputerniciri generale. Pentru acest tip de vot trebuie utilizate formularele de imputernicire speciala (in limba romana sau limba engleza) conforme cu prevederile legale care vor fi puse la dispozitie de Societate sau o imputernicire generala, intocmita in conformitate cu prevederile Legii nr. 24/2017. Actionarii persoane juridice sau entitati fara personalitate juridica care participa la AGOA, prin alta persoana decat reprezentantul legal, vor utiliza in mod obligatoriu o imputernicire speciala sau generala, in conditiile mentionate mai jos.

Informatii privind Imputernicirile generale, Imputernicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenta si Declaratiile pe propria raspundere sunt mentionate mai jos.

(ii) Imputernicirile generale

Actionarii pot acorda o Imputernicire Generala valabila pentru o perioada care nu va depasi trei ani, permitand reprezentantului desemnat sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale a actionarilor Societatii, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie.

Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie sa aiba calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. 20 din Legea nr. 24/2017), fie de avocat, iar actionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie sa se afle intr-un conflict de interese, in conformitate cu dispozitiile art. 92 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, si anume:

a) este actionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau a unei alte persoane controlate de respectivul actionar;

b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

c) este un angajat sau un auditor al societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul actionar;

d) este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute mai sus.

Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire, fara ca aceasta sa afecteze dreptul actionarului de a desemna prin imputernicire unul sau mai multi imputerniciti supleanti, care sa ii asigure reprezentarea in AGA. In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.

Societatea nu impune un anumit format pentru Imputernicirea generala.

Procura generala va fi valabila fara alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere, in original, semnata si, dupa caz, stampilata, de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin procura generala, din care sa reiasa ca:

a) Imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;

b) Imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiti la art. 2 alin. (1) pct 20 din Legea nr. 24/2017 care furnizeaza servicii de custodie:

a) extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;

b) documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari.

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Inainte de prima lor utilizare, Imputernicirile generale se vor depune/expedia, in copie, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, astfel incat acestea sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 aprilie 2019, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”. Imputernicirile generale in copie certificate vor fi retinute de Societate, facandu-se mentiune despre acestea in procesul verbal al AGOA. Imputernicirile generale sunt valabile pentru o perioadaa care nu va putea depasi 3 ani.

Imputernicirile generale, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa, conform Legii nr. 455/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 aprilie 2019, ora 11:00 (ora Romaniei), mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”.

Verificarea si validarea Imputernicirilor generale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

(iii) Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta

Formularele de imputernicire speciala si buletine de vot prin corespondenta, atat in limba in romana cat si in limba engleza, se pot obtine de la sediul Societatii, situat la adresa mentionata mai sus la capitolul “Documente aferente AGA” sau pot fi descarcate de pe website-ul Societatii, www.rompetrol-rafinare.ro, la sectiunea Relatii cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/ Adunarea Generala a Actionarilor an curentincepand cu data de 22 martie 2019.

Imputernicirile speciale / Buletine de vot prin corespondenta trebuie sa aiba formatul pus la dispozitie de Societate si sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adica vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau mentiunea “Abtinere”).

Votul prin correspondenta poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenta si de catre reprezentantul actionarului, numai in situatia in care acesta:

a) a primit din partea actionarului pe care il reprezinta o imputernicire speciala/generala, care se depune la Societate in forma prevazuta de reglementarile legale si termenul precizat in convocator, sau

b) reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta putand vota exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primate de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau a entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal al actionarilor persoane juridice se constata in baza listei actionarilor Rompetrol Rafiinare SA primate de la Depozitarul Central S.A.

In situatia in care: i) actionarii persoane fizice nu si-au inregistrat in sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile si actualizate, atunci vor prezenta si copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/pasaport/ permis de sedere); ii) reprezentantul legal al actionarilor persoane juridice nu este mentionat in lista actionarilor Societatii de la Data de Referinta primita de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Imputernicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului prezentei AGOA).

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Pentru punctele 1, 2, 4, 5, 9 si 10 de pe ordinea de zi a AGOA se vor folosi formularele de imputernicire speciala/Buletin de vot prin corespondenta dedicate acestor puncte, disponibilizate de Societate; pentru punctele 3, 6, 7 si 8 de pe ordinea de zi al caror vot este secret, Societatea va pune la dispozitia actionarilor formulare separate de procuri speciale si de vot prin corespondenta, astfel incat sa fie respectate prevederile legale privind caracterul secret al votului.

Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta dedicate punctelor 3, 6, 7 si 8 de pe ordinea de zi, completate de actionari sau dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile de vot ale acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau mentiune “Abtinere”), semnate, in original, insotite de documentele aferente, se va introduce intr-un plic separat, inchis, mentionand pe plic in clar “CONFIDENTIAL – INSTRUCTIUNI DE VOT SECRET PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 APRILIE 2019” si care va fi introdus, la randul lui, in plicul continand Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta dedicate celorlalte puncte de pe ordinea de zi a AGOA si documentele aferente; acestea vor fi transmise pentru a fi inregistrate la registratura Societatii pana cel tarziu in data de 22 aprilie 2019, ora 11:00 (ora Romaniei) mentionand pe plic in clar “IMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”.

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel:

- Imputernicirea speciala/Buletinele de vot prin corespondenta dedicate punctelor 1, 2, 4, 5, 9 si 10 de pe ordinea de zi a AGOA completate de actionari sau dupa caz, de reprezentantii actionarilor, cu optiunile de vot ale acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, insotite de documentele aferente, se vor transmite prin email, mentionand la subiect “IMPUTERNICIRI SPECIALE/BULETINE DE VOT PRIN CORESPONDENTA - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN 24/25 APRILIE 2019”, astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 aprilie 2019, ora 11:00 (ora Romaniei);

- Imputernicirea speciala/Buletinul de vot prin corespondenta dedicata punctelor 3, 6, 7 si 8 de pe ordinea de zi a AGOA completata de actionari cu optiunile de vot ale acestora (vot “Pentru”, vot “Impotriva” sau mentiunea “Abtinere”), semnate, avand atasata semnatura electronica extinsa, se vor transmite intr-un e-mail separat, mentionand la subiect “CONFIDENTIAL – INSTRUCTIUNI DE VOT SECRET PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 aprilie 2019” astfel incat sa fie inregistrate ca primite la registratura Societatii pana la data de 22 aprilie 2019, ora 11:00 (ora Romaniei).

Imputernicirile speciale si Buletinele de vot prin corespondenta, in romana si/sau engleza, care nu sunt inregistrate la registratura Societatii/adresa de e-mail mentionata la paragraful anterior pana la momentele mentionate mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului de prezenta si de vot in AGOA.

In cazul in care imputernicirea speciala a fost transmisa Societatii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic si originalul procurii speciale.

La completarea Imputernicirilor special/Buletinelor de vot prin corespondenta conform celor mentionate mai sus, actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor, sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii Ordinei de zi cu noi puncte sau propuneri de hotarari, caz in care ordinea de zi completata va fi disponibilizata incepand cu data de 11 aprilie 2019. , actionarii sau, dupa caz, reprezentantii actionarilor , sunt rugati sa tina cont de posibilitatea completarii Ordinii de zi a AGOA In acest caz, imputernicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenta vor fi actualizate si puse la dispozitie prin metodele aratate la pct. a) incepand cu data de 11 aprilie 2019.

Centralizarea, verificarea si tinerea evidentei Formularelor de vot prin corespondenta, precum si verificarea si validarea Imputernicirilor speciale depuse la Societate se va face de catre secretarul tehnic, acesta urmand a pastra in siguranta insrisurile, precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate, pana la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzatoare ordinii de zi.

(iv) Declaratiile pe propria raspundere

In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, acesta va putea vota in AGOA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele voteaza in AGOA exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari ai Societatii la Data de Referinta.

Institutia de credit poate participa si vota in AGOA in conditiile in care prezinta o Declaratie pe propria raspundere si in care se precizeaza:

a) in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA;

b) institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar;

c) in clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit ce va reprezenta institutia de credit in AGOA.

Documentele ce insotesc Declaratia pe propria raspundere:

- un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaratiei pe propria raspundere (dovada emisa de o autoritate competenta, in original, sau copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii convocatorului AGOA);

- copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajatii institutiei de credit, nominalizate in Declaratia pe propria raspundere, ce va reprezenta institutia de credit in AGOA.

Documentele prezentate intr-o limba straina, alta decat limba engleza (cu exceptia actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.

Declaratia pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in original, insotita de documentele aferente, va fi depusa/expediata, astfel incat sa fie inregistrata ca primita la registratura Societatii pana la data de 22.04.2019, ora 11:00, mentionand pe plic in clar “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 aprilie 2019”.

Declaratiile pe propria raspundere, semnate, insotite de documentele aferente, pot fi transmise si prin email cu semnatura electronica extinsa incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, precum si conform reglementarilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, mentionand la subiect: “PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 24/25 aprilie 2019”, astfel incat sa fie inregistrate ca primate la registratura Societatii pana la data de 22.04.2019, ora 11:00 (ora Romaniei).

Verificarea si validarea Declaratiilor pe propria raspundere depuse la Societate se va face de catre secretarul ethnic desemnat potrivit legii, acesta urmand a pastra in siguranta inscrisurile.

***

Informatii suplimentare se pot obtine la telefon 0241/506553 in zilele lucratoare intre orele 9:00 – 15:30 si de pe website-ul Societatii www.rompetrol-rafinare.ro, sectiunea Relatia cu Investitorii, subsectiunea Adunarea Generala a Actionarilor/Adunarea Generala a Actionarilor an curent.

De asemenea, la adresa la adresa www. Rompetrol-Rafinare.ro, sectiunea Relatia cu Investitorii este postata o nota de informare cu privire la drepturile ce revin actionarilor in cadrul prelucrarii de catre Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Presedinte al Consiliului de Administratie

Saduokhas Meraliyev